Table des matières
1. Présentation
Saviez-vous qu’Amazon clôture ses comptes après seulement une journée de travail ? Fermeture rapide désigne cette accélération des comptes mensuels ou annuels. Celui-ci peut être créé quelques jours après la fin de la période sans affecter la qualité des données. Comment se fait-il qu’une entreprise aussi énorme et cotée en bourse soit capable de faire cela ? Comment Amazon parvient-il à fournir des données financières précises et de haute qualité si rapidement ?
Dans cet article de blog, nous voulons jeter un coup d’œil à ce que les entreprises de taille moyenne ont à offrir aux grandes en termes de Vitesse de fermeture et pourquoi il est logique de prendre un exemple à partir de cela.
2. Avez-vous votre clôture mensuelle le 10e jour ouvrable ?
Il n’est pas nécessaire que ce soit le 1er d’un mois. Mais au plus tard 10 jours ouvrables Chaque chef d’entreprise devrait avoir ses chiffres financiers sur la table ou à l’écran. Et pas seulement des chiffres provisoires sans écritures de clôture, tels que les variations de stocks et de provisions. Les états financiers doivent également avoir la qualité d’un état financier annuel dans les états financiers mensuels ou trimestriels. C’est la seule façon dont vous avez la possibilité d’utiliser réellement les numéros pour le contrôle et la communication. Il vaut donc la peine d’avoir un Processus de clôture accéléré Penser.
3. Quels sont les avantages d’une clôture rapide ?
Pourquoi Amazon est-il si désireux de livrer des chiffres le plus rapidement possible et qu’est-ce que cela me fait en tant qu’entreprise de taille moyenne ? Les avantages sont multiples :
- plus tôt j’ai fixé les chiffres, plus tôt je peux Décisions Déduisons-en
- Transparence crée la confiance. Amazon indique par la présente au marché des capitaux que la Des processus efficaces et que vous êtes en mesure de vous informer à ce sujet très rapidement
- Dans le cas des sociétés cotées, l’attention est toujours portée sur le premier grand acteur du secteur à publier ses données financières. Cela conduit à un Effet RP .
Même si vous n’êtes pas une société cotée en bourse, vos parties prenantes apprécieront la préparation rapide des états financiers. Ils signalent Actionnaires , Employés, auditeurs et banques que vous avez vos processus sous contrôle et que vous êtes en mesure de répondre à tout moment aux questions sur la situation financière de l’entreprise. Cela permet non seulement de créer de la confiance, mais aussi d’aider aux décisions stratégiques, aux recherches d’investisseurs, aux négociations de crédit (notation bancaire) ou à la demande d’opportunités de financement. Tous les avantages concurrentiels ne doivent pas être sous-estimés.
Nous sommes heureux de découvrir à quoi peut ressembler une coopération et comment nous pouvons la faire pour vous lors d’une réunion d’introduction gratuite et sans engagement.
Durée : 30 min.
4. De quoi ai-je besoin pour une clôture rapide ? Le plan en 10 étapes !
« Je ne suis pas une grande entreprise » est aucun Bonne excuse. Après tout, toute entreprise solide devrait également avoir un Département financier fonctionnel avoir.
Nous expliquons ici le 10 étapes , qui est nécessaire à la préparation rapide et de haute qualité (mensuel, trimestriel ou annuel) des états financiers.
Étape 1 : Un financement bien positionné sur le plan organisationnel !
Cela ne sert à rien si mon service financier et comptable est « sur le dernier trou » en termes de personnel, alors même un projet de clôture rapide ne sera probablement pas nécessairement couronné de succès.
Par conséquent, tout d’abord, vérifiez si vous avez un Manque chronique de personnel du service interne. Les signes en sont, par exemple, que les tâches « s’accumulent » pour certains employés et que des processus importants sont laissés inachevés en cas de maladie.
De plus, vous devez vous demander si vos employés suffisamment instruits Étaient. En particulier dans les entreprises à croissance rapide, il n’est pas rare qu’une surcharge technique se produise, ce qui peut être contrecarré par la formation et le perfectionnement du département. Des formations ou des ateliers sur la fermeture rapide en tant que telle peuvent également être utiles ici.
Étape 2 : Faites une analyse du goulot d’étranglement !
Plus de gens, plus de succès ? Malheureusement, il n’est pas aussi facile et généralement pas ad hoc de fermer. Les travailleurs qualifiés sont difficiles à trouver et doivent souvent être formés soi-même. Par conséquent, surtout si vous avez remarqué un sous-effectif du service financier inférieur à 1., il est important de faire une vertu de nécessité.
Quels sont les goulets d’étranglement qui conduisent à cette situation aujourd’hui ? En plus du sous-effectif chronique du service, il peut s’agir d’exigences excessives ou d’une hiérarchisation inappropriée des tâches.
Étape 3 : Évaluez les goulets d’étranglement identifiés !
Pour créer une clôture de fin de mois rapide digne de ce nom, différents départements ont souvent besoin d’être pluridisciplinaire coopérer . Cela commence par la facturation, en passant par l’émission des factures entrantes, jusqu’à l’information des finances sur les questions relatives aux provisions. Évaluer la pertinence des goulets d’étranglement identifiés :
Voici quelques exemples de questions :
- Combien de temps dois-je attendre l’approbation finale des factures entrantes et sortantes ?
- Quand recevrai-je les données des RH sur les congés et les bonus ?
- Avons-nous des marchandises ou des livraisons en attente ?
- Y a-t-il eu des plaintes pertinentes ?
- Les comptes intersociétés sont-ils ouverts ?
- Quelles autres circonstances particulières sont pertinentes pour les états financiers ?
En général, vous pouvez demander :
- Toutes les interfaces pertinentes entre la finance et les autres départements de l’entreprise fonctionnent-elles ?
- Est-il garanti que les remplacements fonctionnent en cas de maladie et de vacances ?
Étape 4 : Automatisez les processus manuels !
« Nous avons toujours fait comme ça » est le signal d’alarme pour chaque consultant. Les processus doivent être vivants et s’adapter aux changements de l’entreprise. De plus, la numérisation facilite plus que jamais la recherche de logiciels pour les processus automatisés pour divers cas d’utilisation, ce qui permet d’économiser du temps et de l’argent et de minimiser le risque d’erreurs. Systèmes ERP ne sont qu’un exemple, l’utilisation de Automatisation des processus Robotc (RPA) ou l’intelligence artificielle (IA) deux autres.
Étape 5 : Seules les informations pertinentes doivent ralentir la clôture !
Maintes et maintes fois, nous constatons dans des projets que les états financiers ne sont pas finalisés parce que Frais de déplacement et relevés de carte de crédit n’ont pas été divulgués ou des documents à l’appui sont manquants. Mais est-ce même pertinent ?
La plupart du temps, il s’agit de montants bas à quatre ou cinq chiffres qui n’affectent pas le message des états financiers. Au contraire, avec une simple provision pour les factures impayées, « la goutte serait aspirée ». Par conséquent, travaillez avec le concept de Matérialité. Les faits qui n’influencent pas les états financiers, c’est-à-dire qui ne sont pas significatifs pour leur exactitude et leur énoncé, peuvent être traités différemment. Cela nous amène à l’étape suivante.
Étape 6 : Travaillez avec les limites !
Amazon est également si rapide parce qu’il dispose d’un Grande fiabilité des valeurs estimées du passé. Par exemple, l’entreprise connaît les retours des livraisons dans tous les groupes de produits définis. Celles-ci sont si valables qu’une valeur forfaitaire en tant que provisions pour risques réduit les revenus. Cela signifie que l’entreprise n’a pas à attendre 30 jours ou plus.
Vous avez également cette expérience. Par exemple, vous connaissez les coûts mensuels moyens de carburant de votre flotte d’entreprise ou les frais de téléphone, même si la facture est encore impayée. Alors n’attendez pas ces factures, il vous suffit d’en réserver une Provision pour factures impayées.
Cela devient un peu plus difficile lorsqu’il s’agit de changements de population. Si ceux-ci sont pertinents pour votre modèle d’affaires, alors ce processus doit fonctionner ! Par conséquent, utilisez les fonctionnalités de votre système ERP et prenez en charge les processus nécessaires à une détermination correcte.
Étape 7 : Travaillez sur les processus pertinents pour un planning optimal !
S’il existe des liens pertinents et essentiels entre les Finances et d’autres départements ou filiales, ceux-ci doivent être Interfaces travail. L’optimisation est le mot magique.
Une question essentielle ici est : « Qui doit livrer quoi et quand ? »
Dessinez les différentes étapes du processus sur une chronologie. Chaque département a besoin du sien Délai clair pour fournir les informations requises. Prévoyez du temps pour la coordination et les questions. Idéalement, vous avez une journée pour le faire avant de créer le rapport final. Créez le calendrier pour :
- Mensuel-
- Trimestriels et
- Comptes annuels
Pour les rapports externes, les exigences sont plus strictes et doivent être prises en compte. Par exemple, il se peut que des avis d’experts pour la prévoyance vieillesse, l’assainissement des sols ou les calculs de participation des travailleurs doivent être demandés à des experts externes pour les comptes annuels. Ces dates doivent également être prises en compte dans le calendrier et coordonnées avec les parties externes, ainsi que le calcul final de l’impôt avec le conseiller fiscal ou l’audit par le vérificateur annuel, qui peut déjà avoir lieu en parallèle.
Étape 8 : Stressez votre emploi du temps !
Dans de nombreux cas, les calendriers ne sont que des plans trop souvent déchirés par la réalité.
Mais cela ne signifie pas que vous pouvez vous en passer. Au contraire : regardez où votre emploi du temps a des points faibles.
- Quelles sont les personnes clés qui ne peuvent pas être remplacées parce qu’elles sont les seules à pouvoir fournir des informations ?
- Comment peut-on créer des règles de représentation pour ces gens-là ?
- Existe-t-il d’autres moyens d’obtenir l’information, par exemple au moyen de rapports automatisés ?
Ce sont ces questions qui vous aideront à mieux mettre en place le processus global et à le rendre plus résilient.
Étape 9 : Égalisez votre emploi du temps !
Si le calendrier est fixé et que vous connaissez les points faibles, demandez-vous si vous pouvez égaliser les thèses finales.
Les immobilisations sont mentionnées à titre d’exemple. Pourquoi ne pas comptabiliser les ajouts et cessions d’actifs le 15 d’un mois au cours de l’année ? À la fin du mois, ils n’examinent que les ajouts restants aux investissements en fonction des aspects de matérialité ( Voir étape 5 ) Y a-t-il d’autres investissements qui doivent encore être enregistrés, sinon les états financiers auraient un message sensiblement différent ? Si ce n’est pas le cas, effectuez les réservations dans le nouveau mois lorsqu’il se calme à nouveau ( Étape 1 fourni). Dans de nombreux cas, vous pouvez également calculer des provisions ou des corrections de valeur à une date de déclaration antérieure et les adapter en conséquence à la date de clôture du mois sur la base de valeurs empiriques valables.
Étape 10 : Lancez-vous !
Le meilleur plan est inutile si vous ne le mettez pas en œuvre. Surtout lorsque la situation de la comptabilité financière est tendue, il est logique de se consacrer à ce sujet. Vous devriez commencer par les plus grands « tueurs de temps », puis tâtonner lentement pour aller de l’avant.
5. En conclusion
Les états financiers annuels en temps opportun ne sont pas sorcier ! Avec les étapes décrites ci-dessus, vous avez la possibilité d’améliorer constamment votre processus de clôture et ainsi devenir plus rapide sans perdre en qualité de clôture. Les situations critiques en comptabilité sont de bonnes occasions de mettre à l’ordre du jour le thème de la clôture rapide.
